メール規則

制定:2018年2月8日
最終改正:施行:2018年4月9日
施行:2018年4月9日
理事会制定

(前文)
東京大学教養学部学生自治会(以下「本会」とする)の理事会、事務局その他機関の業務上、その機関を代表する電子メールの運用は欠くことができない重要なものである。
他方、本会と学外及び学内の組織及び個人との直接の連絡手段であるという性質に鑑みると、その運用には、業務上の利便性、効率性その他合理的な価値を尊重しながらも、本会の信用と名誉を毀損し、又は本会会員の権利を不当に侵害することのないよう細心の注意を払わなければならない。
(目的)
第1条 この規則は、本会の運営上非常に重要な、本会を代表する電子メールアドレス(以下「本会アドレス」とする)の正当なアクセス権保有者を定め、不適切な使用を防ぎ、もって本会及び本会会員の社会的信用、名誉その他の権利擁護並びに本会業務の円滑化に資することを目的とする。
(定義)
第2条 この規則において、「本会アドレス」を以下の通り定める。
komaba@todaijichikai.org
第3条 この規則において、「本会アドレスのパスワード管理者」を、個人情報保護の方針に関する規則第2条に定める、個人情報取扱責任者とする。
第4条 この規則において、「アクセス」を、電気通信回線に接続された電子計算機を用いて、当該電気通信回線に接続された電子計算機又は記憶装置に保存された情報のうち、利用に際して正当な利用権者たることを示すパスワードその他の識別符号の入力を要するものを、利用可能な状態にせしめる行為とする。
2 この規則において、「アクセス権」を、前項に定めるアクセスを正当に行う権利とする。
(規則に反するアクセスの禁止)
第5条 この規則に定めるアクセス権を持たない者の本会アドレスへのアクセスは、これを禁じる。
2 アクセス権保有者は、当該アクセスを幇助してはならない。
3 前2項の規定にかかわらず、理事会が事前に決議した者のアクセスについては、これを妨げない。
(パスワード保有者)
第6条 本会アドレスにアクセスするパスワード保有者は、以下に掲げる者に限る。
一 自治会長
二 副自治会長
三 理事
四 自治会長が特に認めた者
五 事務局長が特に認めた事務局員
六 パスワード管理者
2 パスワード保有者は、その漏洩防止のために細心の注意を払わなければならない。
(パスワードの伝達)
第7条 パスワード管理者は、前条に定めるパスワード保有者たる資格を有する者が求めた場合、遅滞なく最新かつ有効なパスワードを伝達する責務を負う。
(パスワードの変更)
第8条 パスワード保有者がその資格を失った場合、パスワード管理者は速やかにパスワードを変更しなければならない。
2 パスワード非保有者にパスワードが漏洩した場合又はそのおそれがある場合、パスワード管理者は直ちにパスワードを変更しなければならない。
3 前2項の場合、パスワード管理者はすべてのパスワード保有者に、遅滞なく新たなパスワードを伝達しなければならない。
(パスワード保有者のアクセス権)
第9条 第5条に定めるパスワード保有者の本会アドレスへのアクセス権は、これを認める。
(非パスワード保有者のアクセス権)
第10条 自治会室の鍵を正当に保持する者の本会アドレスへのアクセス権は、当該アクセスが自治会室内においてなされ、かつ、パスワード保有者の監督下においてなされる場合には、これを認める。
2 前項のほか、窓口業務の一環として行われる本会アドレスへのアクセス権は、事務局長の承認をもって、これを認める。
(閲覧)
第11条 アクセス権保有者は、業務上必要な場合に限り、本会アドレス内のメール、連絡先その他の情報を閲覧することができる。
2 前項の場合に基づく閲覧の際、アクセス権保有者は、アクセス権非保有者に当該情報が漏洩することがないよう細心の注意を払わなければならない。業務上やむを得ない場合でも、アクセス権非保有者に示す当該情報は最小限にとどめる努力をしなければならない。
(未読処理の義務)
第12条 自らの閲覧行為によって、未読状態であったメールを既読状態にした者は、当該メールの担当者が確認し終えていない場合、未読状態に復帰させる義務を負う。
(メールの送信)
第13条 アクセス権保有者は、外部の組織若しくは個人への連絡、会議の招集若しくは広報又はその他業務上必要な場合に限り、本会アドレスからメールを送信することができる。
2 送信するメールの内容について、送信者は情報の正確性及び表現の妥当性について、十分吟味しなければならない。
(問い合わせへの返信)
第14条 問い合わせに対する返信は、担当者及び担当者の認めた者に限る。
2 緊急の場合等、やむを得ない事由のある場合には、前項の定めにない者でも返信を行うことができる。ただし、返信内容の正確性には慎重を期すものとする。
3 前項の規定に基づいて返信を行った場合、その者は担当者又は担当者の認めた者に直ちに通知し、速やかに確認する義務を負う。
(要望への返信)
第15条 要望に対する返信は、理事会会議、事務局会議その他しかるべき会議において検討した後に行う。
2 前項の規定は、やむを得ない事由がある場合に行う応急的返信を妨げない。ただし、その場合においても、しかるべき会議に諮らなければならない。
(メールの転送)
第16条 前3条の規定は、メールの転送について準用する。この場合において送信、返信とあるのは、転送と読み替えるものとする。
(メールの印刷)
第17条 業務上特に必要とする場合に限り、アクセス権保有者は本会アドレス内のメールを印刷し、又は印刷を要請することができる。
2 前項に基づく印刷をし、又は印刷を要請した者は、当該印刷物に含まれるアドレス、個人名その他個人を特定し、又は識別しうる情報を、適切に処理する義務を負う。
(メールの移動)
第18条 アクセス権保有者は、本会アドレス内の受信メールのうち、自らが担当者であるもの又は自らが担当者にその処理を委任されたものを、担当部課等のフォルダへ移動することができる。
2 事務局長の職責には、担当部課等フォルダへ移動されていない、既読の受信メールの移動を定期的に行い、本会アドレス受信箱を整理することが含まれる。
3 前2項に基づく場合を除き、受信メールを移動した者は、当該メールの担当者に速やかに通知する義務を負う。ただし、対応済みであることが明白なメールの移動については、この限りでない。
(迷惑メール指定)
第19条 アクセス権保有者は、本会業務と直接関係がないこと又は本会業務の円滑な遂行に支障をきたすことが明白な迷惑メールについて、迷惑メール指定することができる。
(メールの削除)
第20条 本会アドレス内のメールは、次に掲げる場合を除いて削除してはならない。
一 理事会の決議による場合
二 明らかに業務と関係ないメールである場合
三 業務上やむを得ない事由がある場合
2 前項第三号に基づきメールの削除を行った場合、その者は理事会へ報告し、承認を得なければならない。
(実務に関する規定の事務局長決裁への委任)
第21条 この規則に定めのない実務に関する規定は、事務局長決裁によって、これを定める。
(反則規定)
第22条 この規則に違反し、もって本会又は本会会員に損害を与えた理事は、理事会規則第25条に定める懲戒の対象となる。
第23条 この規則に違反し、もって本会又は本会会員に損害を与えた事務局員は、事務局員規則第38条に定める懲戒の対象となる。
(改廃)
第24条 この規則の改廃は、理事会が、これを行う。
附則 
(施行期日)
第1条 この規則は、平成30年2月15日より施行する。
(経過措置)
第2条 この規則の施行前から本会アドレスへの業務上の必要性から正当なアクセス権を有する者は、平成30年2月28日まで引き続き正当なアクセス権保有者とみなす。
(事務局長決裁への委任)
第3条 前2条に定められた経過措置のほか、本会の運営上必要な経過措置は、事務局規則第8条に基づく規程等で定める。
(関連する規程との関係)
第4条 この規則に反する事務局長決裁、指針その他の規程はその効力を有しない。
2 事務局長は、前項の規程等の改正を遅滞なく行わなければならない。

附則(理事会制定規則における主要な表記の統一に関する規則:第136期理事会第8回会議決議第9号)
この規則は、平成30年4月9日から施行する。