個人情報保護の方針に関する規則

制定:平成28年2月2日
最終改正:平成30年4月9日
施行:平成30年4月9日

東京大学教養学部学生自治会(以下、本会とする)は、全員加盟制学生自治会として、役員の情報を含む運営上の情報を自治会員に対し積極的に公開する責務を負っている。しかし、役員であってもプライバシーの権利は当然に認められなければならないのであって、運営にあたっては、自治会員に対する情報公開と役員のプライバシーの権利を両立する必要がある。また、本会は、運営上多くの個人情報を自治会員より収集する必要があるが、個人情報の流出は被害者のプライバシーの権利を侵害するのみならず、学生からの本会に対する信頼を著しく失うおそれがあり、故に個人情報の流出は許されないことである。以上の理由から、本会規約第66条に基づき、本会が所有するすべての個人情報の取り扱いに関する方針をここに定める。
第1条(定義)
本規則において、個人情報とは、個人に関する情報であって、下記のものをいう。
一 氏名
二 メールアドレス
三 科類及びクラス
四 住所
五 電話番号
六 生年月日
七 その他、当該情報を以って個人を特定するに足る情報
第2条(管理者)
本会が所有する一切の個人情報は、理事会において個人情報保護の責任者として任命された事務局長室の構成員(以下、個人情報取扱責任者という)が管理する。ただし、個人情報取扱責任者以外の者が、個人情報取扱責任者の指導の下で、限られた範囲において個人情報を利用することを妨げるものではない。
2 個人情報取扱責任者は、任命にあたって、個人情報の保護に関する研修を受けなければならない。ただし、研修の内容は、事務局の内規によって、これを定める。
第3条(収集)
個人情報の収集は、本会の正当な活動な範囲内で、収集目的を明確に定め、その目的の達成に必要最小限において、これを行う。
2 個人情報の収集にあたっては、個人情報提供者に対してその目的を明示し、適法かつ公正な手段によって行わなければならない。
第4条(提供と公開)
本会の保有する一切の個人情報は、正当な令状に基づく場合を除き、本人の承諾なくして本会外部の者(法人を含む)に対しこれを提供してはならない。ただし、本会が個人情報を収集するにあたって、本会外部の者が提供するサービスを利用することを妨げるものではない。
2 本会の保有する一切の個人情報は、本人の承諾がある場合を除いては、公開されない。
第5条(管理)
個人情報の管理にあたっては、その流失を防ぐために、技術及び組織の両面において、合理的で十分な安全対策を施さなければならない。
第6条(事務局内規)
事務局は、本規則に基づき、運用の細則を制定しなければならない。
第7条(改廃)
この規則の改廃は、理事会の議決により、これを行う。
附則
第1条 本規則が制定された理事会会議の直近の事務局会議において、事務局は、「個人情報保護規則」を廃止するとともに、本規則第6条に基づき本規則の運用上必要な細則を制定しなければならない。
第2条 「事務局室に関する規程」第3条3号の責任者たる事務局次長は、本規則の施行により、自動的に本規則第2条に定める個人情報取扱責任者となる。
第3条 本規則は、第1条に定める細則が制定された時より施行する。
附則(第134期理事会第2回会議決議第2号)
この規則は、平成29年3月24日より施行する。
附則(理事会制定規則における主要な表記の統一に関する規則:第136期理事会第8回会議決議第9号)
この規則は、平成30年4月9日から施行する。